Convenzione Fatturazione Elettronica
Dal 31/03/2015 sono entrate in vigore le nuove norme che rendono obbligatorio l’impiego della fattura in formato elettronico per chi opera con la Pubblica Amministrazione (comuni, università, ospedali, ecc.).
Al fine di rendere più semplice e sicuro questo nuovo adempimento per gli utenti del network, ci siamo attivati per valutare la soluzione, fra quelle presenti sul mercato, in grado di rispondere al meglio alle esigenze specifiche del nostro pubblico.
Abbiamo constatato che i servizi non sono tutti uguali ed è fondamentale un’accurata scelta per evitare costi nascosti o possibili problematiche future.
Dalla fatturazione dipendono i pagamenti, ritardi o disguidi possono impattare in maniera significativa sulla propria attività.
La scelta del fornitore di servizi in questo caso, ancor più che in altri, va ponderata bene fin dal principio.
Vi consigliamo pertanto, dopo aver individuato le vostre esigenze, di raffrontare con attenzione le caratteristiche delle varie soluzioni presenti sul mercato.
Principali punti da valutare per la scelta del servizio
Fornitore
Un fornitore generalista non specializzato potrebbe non avere competenze tecniche e normative specifiche in grado di risolvere velocemente eventuali problematiche.
È consigliabile che le piattaforme del fornitore rispettino le norme relative alla conservazione sostitutiva che entreranno in vigore dal 2016 e che il servizio sia accreditato presso il Sistema di Interscambio.
Il fornitore deve essere in grado di assicurare soluzioni sempre aggiornate, al passo con eventuali modifiche normative e rispondenti alle mutevoli esigenze di mercato (es. fatturazione fra privati).
Periodo di conservazione decennale
La legge impone la conservazione della fattura per un periodo di dieci anni dall’emissione.
La fattura elettronica deve essere conservata presso un gestore autorizzato (non è possibile la conservazione su pc, hard disk, dvd od altri supporti), pertanto eventuali canoni annuali dovranno essere versati per un periodo di 10 anni dall’emissione dell’ultima fattura anche in caso di interruzione o fine attività.
Come esempio limite, nel caso di acquisto di un servizio a canoni annuali e di emissione di un’unica fattura i canoni dovranno essere comunque pagati per 10 anni.
Eventuali costi cambio fornitore
È possibile cambiare il fornitore di servizio, tuttavia, a volte, sono previsti dei costi in caso di interruzione e per il trasferimento delle fatture. I costi possono essere in funzione del numero di fatture che è necessario trasferire dal vecchio al nuovo gestore.
Opzioni aggiuntive a pagamento o non previste
Prima di scegliere un servizio è consigliabile verificare che:
- i sistemi siano predisposti per emettere fatture in formato elettronico anche verso privati (con relativi risparmi economici rispetto alla gestione cartacea);
- i sistemi siano ottimizzati anche per le esigenze dei professionisti (esempio: gestione emissione parcella);
- non vi siano costi extra per gestioni di più partite iva nell’ambito dello stesso studio/organizzazione;
- i sistemi permettano l’archiviazione dei file pdf di fatture cartacee in caso non si sia provveduto alla creazione di sezionali separati (il sistema consente di mantenere un’unica numerazione per tutte le fatture);
- eventuali limiti di spazio o dimensioni degli allegati per singola fattura siano adeguati alle proprie esigenze;
- sia prevista la tenuta del manuale di conservazione. Il documento è obbligatorio per legge ma non sempre fornito nei servizi. Vi sono sanzioni e responsabilità in caso di errata o mancata gestione.
Risparmi e fatture elettroniche fra privati
La fatturazione elettronica permette una notevole riduzione di costi.
È stimato, infatti, che ogni singola fattura in formato cartaceo, durante tutto il suo periodo di vita (la legge richiede la conservazione decennale), costi mediamente alle aziende circa 7 euro (fonte: Politecnico Milano).
Il dato è estrapolato tenendo conto di tutte le fasi riguardanti il processo di fatturazione: redazione, stampa, spedizione, conservazione decennale, ecc.
Convenienza impiego fatturazione elettronica anche fra privati
L’impiego della fattura elettronica fra privati, anche se ancora non obbligatorio per legge, è consentito ed incentivato dal codice dell’amministrazione digitale (Riferimento normativo: Direttiva europea 45/2010 recepita con legge numero 228 del 24 dicembre 2012, Legge di Stabilità, e successivi chiarimenti circolare 18E agenzia entrate 24/06/2014).
L’opzione, attualmente non prevista dalla quasi totalità dei fornitori, consente di estendere i benefici in termini di risparmi e semplificazioni a tutte le fatture emesse.